業務内容

管理費削減業務(管理委託費削減)
管理費の削減の重要性につきましては「管理費削減」で詳細をコメントさせて頂きました。未だ一度も管理委託費の見直しをしたことがない、という場合には管理費の見直しを一度ご検討されてみてはいかがでしょうか?
 そして、多額の費用を要す大規模修繕工事等のために、管理費委託費削減に成功した資金を修繕積立金に回していくようにすることをお勧めします。

 

管理規約の見直し業務(精査及び見直し作成業務)
過去に、管理規約が変更されているのに管理規約集は古いままになってはいませんか?
変更された規約内容が古いままであればトラブルの基になります。管理規約は『マンションの憲法』といわれています。
管理規約集を現在の内容に修正しましょう。マンション管理士事務所 東京 マンション管理士事務所 東京 マンション管理士

 また、法律の改正等に合わせ管理規約を法適合へ見直しすることも必要です。そのため弊事務所では、マンションの管理規約の中身について精査、見直しを行います。そして古い管理規約集を、現状に即したものに精査します。また、使用細則の見直しについても他のマンションの事例を踏まえアドバイスいたします。


管理委託契約書の精査業務(精査及び見直し業務)

管理組合と管理会社間のマンションの管理委託について、『委託契約書』があることは組合員の皆さまは認知されておられるかと思います。しかしながら、その内容(中身)の詳細に関しては、ご存じないという方が多いようです。

 できれば、一度、ご自身の目で確認することをお勧めします。ある管理組合様からのご相談の中で、大手の管理会社仕様の契約書に『第○○条【契約の解除】 甲(管理組合)からの解約においては、組合員の総意をもって解約をすることができる』という一文を目にしたことがあります。これは、組合員皆さんの全員一致の意思がないと解約ができない、ということを意味します。
 

弊マンション管理士事務所では、現在締結されている「管理委託契約書」を精査・見直することで問題点を解決致します。

理事長代行業務(管理執行業務)

少子高齢化社会の到来により、多くの組合員の高齢化による影響が様々な形であらわれ始めました。
その中の一つに“役員就任”がありますが、高齢化が進み、若い人に全てお任せでは、早番、管理組合活動に支障をきたす怖れがあります。現在の理事会方式を残し、理事長業務をマンション管理士に依頼し、マンション管理士が専門家の立場で理事長業務を担うことにより、管理組合役員さんの負担(ストレス)を低減します。
 管理会社の管理は従前通りでも、マンション管理士がコンサルタントとして入ることにより、今まで以上に管理会社は“緊張感”を持って業務にあたらなければならなくなりまし、管理会社にプレッシャーをかけるのもマンション管理士の仕事の一つです。また、自主管理の管理組合においては、マンション管理士の存在が大きなものとなります。理事長代行としてのマンション管理士は、管理組合への報告・連絡・相談、そして話合いをもって物事を進めていくことになります。つまり、マンション管理士が単独で進めていくのではなく、あくまでも第三者(コンサルタント)の立場で助言いたします。

 

管理業務監査(管理会社の業務履行精査)
あるマンションの話ですが、『点検業務が完了した旨管理会社から理事会への報告があったが、実はそれが実施されていなかった事が判明し、その点検費用分を管理組合へ返金した』という事例があります。
 管理会社は、管理組合との契約内容に基づき設備や建物等の点検作業やメンテナンス業務を行っています。管理会社は、何を、いつまでに(時期)、どのような方法で実施するか、等を年間スケジュールに落とし込み、それに基づき作業を組んでいます。実施されたか否かについては、管理会社の『実施しました』という言葉を信じ、通常はそれで済んでしまいます。

 しかし、前例のように、もし本当は実施されていなかったことが原因で何かの不具合が発生したとすれば、その不具合による修繕費用は誰が払うことになるのでしょうか?表沙汰にならなければ、管理組合はその支払いをしてしまうということになります。約束されたやるべき作業が実施されておらず、又それが故に不具合が出た場合でも同様です。管理会社の故意ではなくても、現にそのような事例が散見されています。

弊事務所では、管理組合との契約内容通りに業務が履行されているか否かついて、業務内容の精査を致します。

顧問契約(管理のトライアングル)

現在一般になされている管理組合と管理会社との委託契約はそのままで、そこに、マンション管理士が管理組合のコンサルタントとして参画することで、マンションの管理が、本来のあるべき姿で管理されることが可能になります。
 つまり、区分所有者皆様の資産であるマンションを、管理業務や維持・保全業務等は従来どおり管理会社に委託し、弊マンション管理士事務所が管理会社の業務の監査役的立場で管理組合業務をサポートいたします。
 そして、管理会社とマンション管理士との間においては、「マンションの資産価値の維持・向上」を目指し、協業関係で取り組んで参ります。管理組合としては、管理会社の契約履行状況の確認や連絡事項、そして管理の進め方等の全体管理を確認しながら、3者一体(管理組合・管理会社・マンション管理士)となって取り組んでいくことになります。マンション管理士(お目付役)の存在により、管理会社は手抜きが出来なくなるわけです。

管理全般の相談業務(管理組合の運営、他)

管理組合の執行機関としての理事会には非常に大きな役割があり、それだけ理事会の役員さん、特に理事長さんは重要な立場を担っています。様々な問題にスピードをもって適格に対処することが求められます。
 そして、マンション内の様々な問題について、マンションを適切に維持・管理していくためには法律や建築技術・設備等の専門的知識が必要となることから、管理組合(理事長)は、それらの能力を有するマンション管理士に対し、管理組合の運営その他マンションの管理に関し、相談したり、助言、指導その他の援助を求めていく事ができるとなっています。


弊事務所では、マンションの管理に関する相談や会合、組合員に対するマンション管理の運営等の勉強会、講習会、講演等についても賜ります。


長期修繕計画見直し・作成業務(精査、見直し、作成)

マンションを長期に亘って快適で安心して暮らせる住まいとして維持し、又、大切な資産としての価値をキープしていくために、共用部分の修繕について長期的な修繕計画を立て、その計画に従って適切な時期に修繕工事を行うことが必要です。

その際、下記に示すようにPDCAサイクルという観点を持ちながら管理することが重要となります。

 

①Plan(目標を設定し、それを具体的な行動計画に落とし込む)

②Do(組織構造と役割を決めて人員を配置し、具体的な行動を指揮・命令する)

③Check(途中で成果を測定・評価する)

④Action(必要に応じて修正を加える)

 

 一連のサイクルが終わったら、反省点を踏まえて再計画へのプロセスへ入り、次期修繕計画も新たなPDCAサイクルで進めることになります。改善・改良等のグレードアップ、関係法改正への対応、社会的変化への対応などを加味するために「5年」を目途に、見直しをするようになっています。
 

弊事務所では、現在お手持ちの長期修繕計画書の『精査・見直し』或は、新しく長期修繕計画を作成致します。


大規模修繕工事(コンサルタント業務)

マンション建物は時の経過と共に劣化してきますが、竣工から10~15年(一般には12年)を目途に第1回目の「大規模修繕工事」を実施します。また、第2回目を24年前後に実施し、その後は36年前後に第3回目を実施する、という計画のもとに維持・保全等の改修工事をしていくことになります。

弊管理士事務所では、大規模修繕工事の全体プロセスに基づきコンサルタント業務を実施致します。お気軽にご相談下さい。

 
 
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 小松マンション管理士事務所